Faktura – dokument sprzedaży, rodzaj rachunku zawierającego szczegółowe dane o transakcji:
- dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia
- strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca
- specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, liczba, cena, wartość
- dane do rozliczenia obowiązujących podatków
- podsumowanie: cyframi i słownie
- informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty
- informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne
- podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce wymagane wyłącznie w przypadku faktury VAT RR, wystawianej w transakcjach z rolnikami ryczałtowymi).
Faktura VAT – szczególny rodzaj rachunku wystawiany przez podatników podatku VAT, podlegający osobnym przepisom.
Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem,
faktura taka powinna zawierać przynajmniej:
- nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP
- miesiąc dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia dokumentu
- numer kolejny faktury
- nazwę towaru lub usługi (przedmiotu transakcji)
- jednostkę miary i liczbę sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
- stawki podatku
- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi.
Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Obecnie nie obowiązuje już rozróżnienie na „oryginał” i „kopię” faktury.
Tradycyjnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura).
Faktura elektroniczna (e-faktura) to dokument elektroniczny, który zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zrównuje się prawnie z fakturą tradycyjną, czyli papierową. Od 01.01.2011 obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661). Rozporządzenie to jest bardziej liberalne niż poprzednie, ponieważ pozostawia podatnikowi swobodę w zakresie sposobu zapewnienia autentyczności i integralności e-faktury.
Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego faktura przesłana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna (papierowa) i nie musi spełniać wymagań dla faktury elektronicznej.
Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. Akceptacja nie musi być zawarta w dokumentacji firmy, nie trzeba też o niej informować urzędu skarbowego. Opłacenie pierwszej e-faktury przez kontrahenta uznawane jest za wyrażenie zgody na elektroniczną wersję faktur. Wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć następnego dnia po dokonaniu akceptacji przez odbiorcę. Z akceptacją e-faktur ściśle wiąże się też utrata prawa do ich wystawiania. Podatnik traci prawo do stosowania faktur elektronicznych (w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury) od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.
Faktura pro forma – dokument będący zapowiedzią lub propozycją faktury (zwykle faktury VAT). Nie jest dokumentem księgowym.
Obowiązek dokumentacji operacji gospodarczych przy pomocy faktur definiuje ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (z późniejszymi zmianami), która popularnie zwana jest ustawą o VAT.
Zasady wystawiania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485). Wcześniej zasady te zawierały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360). Jeszcze wcześniej obowiązywało rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1337).
